根據(jù)貨代的工作特點，將日常工作中的貨運代理操作過程分為以下幾個步驟：“接單、訂艙、拖車/內(nèi)裝、報關(guān)、文件、費收和其他”各環(huán)節(jié)，各環(huán)節(jié)相輔相成。
一、貨代操作流程的接單部分
接單工作原則上應(yīng)該成為日常中“最優(yōu)先”的工作環(huán)節(jié)。通常要求訂單必須快速有效。在第一時間內(nèi)用最短時間確認業(yè)務(wù)的可操作性并予以安排。訂購人員通常在收到授權(quán)書后的15分鐘內(nèi)要求確認以下三項基本信息。
（注）對于某些短時間內(nèi)無法確認的信息，仍必須及時安排和跟蹤。例如，根據(jù)客戶和操作需要，將其轉(zhuǎn)移到下一個鏈接，然后對該流程進行后續(xù)處理，以確保下一個鏈接的有序操作。
1.查看客戶委托的內(nèi)容并確認客戶服務(wù)要求（客服或訂單助理）
（1）接單人員必須預(yù)先審查客戶的委托內(nèi)容。
（2）接單人員必須事先確認客戶服務(wù)要求。 （客服或訂單服務(wù)員）
2.運價核對、確認(客服或者接單員)
客服人員收到預(yù)訂表格后，必須確認運費和其他服務(wù)費用。
1.對于銷售部的業(yè)務(wù)，有必要與營業(yè)員核對運費和其他服務(wù)費是否正確，營業(yè)員將在預(yù)訂單上簽名并確認，然后預(yù)訂相應(yīng)的船艙公司。 （注）特殊情況可以與營業(yè)員口頭確認，營業(yè)員將返回公司進行簽名確認。
2.對于公司業(yè)務(wù)，必須在預(yù)訂前及時與市場有關(guān)人員或生產(chǎn)線主管確認。
3.確認客艙（客戶服務(wù)或訂單服務(wù)員）根據(jù)客戶的委托，確認反饋符合要求的等級。
二、貨代操作流程的訂艙部分
通常，必須在預(yù)定航行日期的前7天安排預(yù)訂。對于可以提前接受委托的船運公司，他們應(yīng)該獲得第一批預(yù)訂。在旺季，應(yīng)根據(jù)市場情況適當提前。
通常，預(yù)訂應(yīng)在計劃的航行日期之前的5個工作日內(nèi)完成。在此期限內(nèi)進行的業(yè)務(wù)委托通常要求在訂單日期之內(nèi)完成預(yù)訂，并且最遲在一個工作日內(nèi)完成預(yù)訂。
三、拖車/內(nèi)裝(調(diào)度)
客戶委托的拖車、內(nèi)裝和/或者報關(guān)等要求，必須根據(jù)船公司、碼頭、貨物性質(zhì)和市場環(huán)境等情況予以預(yù)先審核，對于存在隱患的不合理安排盡量同客戶協(xié)商調(diào)整并告知理由和風險。
